Privacyverklaring
CompaBee hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, met welk doel en op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig en houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
CompaBee richt zich op organisaties: bedrijven, vastgoedeigenaren, gemeenten en scholen. De persoonsgegevens die wij verwerken zijn daarom vrijwel altijd zakelijke gegevens van contactpersonen binnen die organisaties.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
CompaBee is een handelsnaam van S.F. Consultancy and Support B.V., gevestigd aan de Nijverheidsweg Noord 60B-42, 3821 PM Amersfoort, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82507791. S.F. Consultancy and Support B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.
Contact over privacy:
info@compabee.nl • +31 85 203 35 85
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dit is voor onze organisatie niet verplicht.
2. Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Aanvraag dakscan via de website: naam van de organisatie, naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), locatie of plaats, dakoppervlak, uw voorkeursroute (Honingbijen + Flora Pack of BeeRoof) en uw toelichting.
- Contact per e-mail of telefoon: de gegevens die u in dat contact met ons deelt, zoals naam, functie, organisatie en contactgegevens.
- Dakscan en locatiebezoek: projectadres, gegevens over het dak en de omgeving, foto’s van het dak en de naam en contactgegevens van het aanspreekpunt voor toegang tot de locatie. Wij streven ernaar geen personen herkenbaar in beeld te brengen.
- Uitvoering, beheer en monitoring: locatiegegevens, planning en verslaglegging van bezoeken, inspecties en monitoring, foto’s van de installatie en gegevens voor de rapportage per locatie.
- Klantadministratie: zakelijke contact- en factuurgegevens, contract- en bestelgegevens en de betaalhistorie die nodig is voor facturatie en debiteurenbeheer.
- Zakelijke acquisitie: zakelijke contactgegevens (naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer) die wij verkrijgen uit openbare bronnen zoals bedrijfswebsites, het Handelsregister en LinkedIn, of via ons zakelijke netwerk.
- Klantcases en deelnemers: bedrijfsnaam, logo en locatie van deelnemende organisaties en, uitsluitend met toestemming, naam, citaat of foto van een contactpersoon.
- Websitebezoek: technische gegevens die nodig zijn voor de werking van de website. Zie hiervoor artikel 7 en onze cookieverklaring.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en passen geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming toe. Bij activiteiten met scholen maken wij alleen beeldmateriaal waarop leerlingen herkenbaar zijn, als daarvoor vooraf toestemming is verkregen via de school of de ouders of verzorgers.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor een concreet doel en op basis van een grondslag uit de AVG:
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beantwoorden van uw vraag en voorbereiden en uitvoeren van de dakscan | Maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst |
| Opstellen van een voorstel en het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst (ontwerp, aanleg, beheer, monitoring en rapportage) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie, administratie en fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting |
| Zakelijke acquisitie en het onderhouden van de klantrelatie | Gerechtvaardigd belang: het onder de aandacht brengen van onze dienstverlening bij organisaties |
| Publicatie van citaten of herkenbaar beeldmateriaal van personen in klantcases, op de website of in communicatie | Toestemming |
| Beveiliging en goede werking van de website | Gerechtvaardigd belang |
Waar wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, hebben wij dat belang afgewogen tegen uw privacybelang. U kunt hiertegen altijd bezwaar maken; wij stoppen dan met die verwerking. Iedere acquisitieberichtgeving bevat een eenvoudige mogelijkheid om u af te melden. Een gegeven toestemming kunt u op ieder moment intrekken.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvragen en contact dat niet tot een overeenkomst leidt | Uiterlijk 12 maanden na het laatste contact |
| Zakelijke acquisitiegegevens | Tot u bezwaar maakt, en uiterlijk 24 maanden na het laatste contact |
| Klant-, contract- en locatiegegevens, inclusief monitoring en rapportage | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 2 jaar |
| Financiële administratie (facturen, betalingen, overeenkomsten) | 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht |
| Citaten en herkenbaar beeldmateriaal van personen | Tot intrekking van de toestemming |
5. Delen met derden
Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, met:
- Uitvoeringspartners: gespecialiseerde imkers en aanleg- en groenpartners die namens CompaBee inspecties, aanleg en beheer uitvoeren. Zij ontvangen alleen de locatie- en contactgegevens die nodig zijn voor toegang en uitvoering.
- ICT- en websiteleveranciers: onder meer ons websiteplatform, onze webontwikkelaar en onze e-mail- en cloudopslagdiensten.
- Administratieve dienstverleners: zoals onze boekhouder of accountant.
- Subsidieverstrekkers en andere instanties: uitsluitend op uw verzoek, bijvoorbeeld bij een subsidieaanvraag, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Uitvoeringspartners zijn gebonden aan geheimhouding.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij verwerken gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Maken wij gebruik van een dienstverlener die gegevens buiten de EER verwerkt, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Cookies en websitestatistieken
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Voor het meten van websitebezoek gebruiken wij bij voorkeur een privacyvriendelijke methode. Plaatsen wij cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, dan vragen wij die toestemming vooraf. Een volledige toelichting vindt u in onze cookieverklaring op www.compabee.nl.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, zoals beveiligde verbindingen, toegangsbeheer en tweestapsverificatie. Is er sprake van een datalek met een risico voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan u, binnen de wettelijke termijnen.
9. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken;
- Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- Recht op verwijdering van uw gegevens;
- Recht op beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid van uw gegevens;
- Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder acquisitie;
- Recht om een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
U kunt een verzoek indienen via info@compabee.nl. Wij kunnen u vragen om u te identificeren, zodat wij zeker weten dat het verzoek van u afkomstig is. Wij reageren binnen één maand. Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. De meest recente versie staat altijd op www.compabee.nl, met de versiedatum bovenaan.
11. Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem contact op via info@compabee.nl of telefonisch via +31 85 203 35 85.
CompaBee
Handelsnaam van S.F. Consultancy and Support B.V.
Nijverheidsweg Noord 60B-42, 3821 PM Amersfoort
KvK 82507791 • BTW NL862497449B01